For Exhibitors, Advertisers, & Sponsors

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We welcome commercial, non-profit, and government exhibitors and advertisers to join us for the 2020 North American Ornithological Conference in San Juan, Puerto Rico! The international conference is expected to attract more than 1,700 attendees from the academic, government, nonprofit, and industry sectors. Exhibitors play an important role in our meetings and attendees will come seeking information about your organization and its products!

The conference will be held at the Puerto Rico Convention Center. The exhibition hall will be open Wednesday through Friday afternoon and will host all of the large networking events, coffee breaks, and poster sessions. All exhibits will be tabletop displays based on first come/first served selection after placement of sponsors.

Exhibitor Registration Rates

LINK TO REGISTER AS AN EXHIBITOR COMING SOON.

Exhibitor registration includes one six-foot draped table and exhibitor badges for two individuals with access to the conference. Exhibitor badges include:

  • Attendance at plenary, concurrent, and poster sessions
  • Evening keynote speaker
  • All refreshment breaks
  • Evening networking events including Student and Early Professional socials (take place in the exhibition hall)
  • Opening reception and closing event

Note: Exhibitor badges DO NOT include access to educational/training workshops or other paid events/activities (e.g. All Out Ostrich Fun Run). Exhibitors may separately elect to purchase merchandise and/or tickets for themselves and guests to paid events and pre- and post-conference tours. The Conference Coordinator will follow up with you to provide instructions on how to do this.

Exhibitor badges are intended for representatives of the exhibiting entity whose primary role at the meeting is to staff their table. All other attendees who are presenting a paper/poster or otherwise professionally invested the programmatic agenda of the meeting, even if their organization has purchased an exhibit table, should register as an attendee through the general registration portal.

Early Bird Rate (6 January 2020 through 1 May 2020)

  • $1,375 for commercial businesses (includes one table at $800 and $575 registration for two badges)
  • $900 for non-profit and government organizations (includes one table at $325 and $575 registration for two badges)

Regular Rate (2 May through 13 July 2020)

  • $1,775 for commercial businesses (includes one table at $1,100 and $675 registration for two badges)
  • $1,150 for non-profit and government organizations (includes one table at $475 and $675 registration for two badges).

Late Registration (after 13 July): Regular rate (see above) plus $500 late registration surcharge. Late registration deadline is July 28.

Exhibitors will be listed on the NAOC 2020 website and in the program PFD. To expand your impact, see our information on advertising packages below.

See our Exhibitor Terms and Conditions for information on our cancellation policy and other details.

Additional Exhibitor Options

Flyer distribution only (space on exhibit table to display flyers): $300 for commercial businesses, $100 for non-profits and government organizations

Artist rate (table only): $125

Artist rate (table with electricity): $175

Advertising

Advertising space may be purchased in the conference program. Individuals or organizations may purchase a 1/4, 1/2, or full-page ad in the program. Ad prices are as follows:

Ad TypePrice
¼ page ad$250
½ page ad$500
Full page ad$1000
Inside back cover$1,100

LINK TO PURCHASE ADS COMING SOON.

Submit artwork for the program to Jenni King (jking@federalconference.com) no later than 01 July 2020. Artwork for the program must conform to the specific dimensions of your ad size purchase, provided at 300 dpi or higher with proper crop marks if it requires cropping; full bleeds allowed. Eps, pdf, tiff, or jpg files will be accepted.

Please note that the conference program will be in the form of a PDF; attendees may choose to print their own copies or use digital copies instead. All advertising packages include additional exposure on rotating pre-session slides.

If you have any questions about advertising in the program, please send inquiries with the subject line “NAOC Advertising” to naoc@americanornithology.org

Shipping Information

Shipping information will be made available closer to the date of the event.


Para Expositores y Anunciantes

Invitamos a expositores y anunciantes comerciales, sin fines de lucro y gubernamentales a unirse a nosotros para la Conferencia Ornitológica Norteamericana 2020 en San Juan, Puerto Rico! Se espera que la conferencia internacional atraiga a más de 1.700 asistentes de los sectores académico, gubernamental, sin fines de lucro e industrial. Los expositores juegan un papel importante en nuestras reuniones y los asistentes vendrán en busca de información sobre su organización y sus productos.

La conferencia se llevará a cabo en el Centro de Convenciones de Puerto Rico. La sala de exposiciones estará abierta de miércoles a viernes por la tarde y acogerá todos los grandes eventos de establecimiento de contactos profesionales, descansos para tomar café y sesiones de pósters. Todas las exhibiciones serán sobre mesas y la selección será por orden de llegada luego de la colocación de los patrocinadores.

Tarifas de Inscripción de Expositores

ENLACE PARA REGISTRARSE COMO EXPOSITOR PRÓXIMAMENTE.

La inscripción de los expositores incluye una mesa drapeada de seis pies de altura e insignias de expositor para dos personas con acceso a la conferencia. Las insignias de expositor incluyen:

  • Asistencia a las sesiones plenarias, concurrentes y de pósteres
  • Asistencia a la conferencia de apertura 
  • Todas las pausas para refrescos
  • Eventos nocturnos para establecer contactos, incluyendo eventos sociales para estudiantes y profesionales recientes (se llevan a cabo en el salón de exposiciones).
  • Recepción de apertura y clausura

Nota: Las insignias de expositor NO incluyen el acceso a talleres educativos/formación u otros eventos/actividades de pago (por ejemplo, la carrera All Out Ostrich Fun Run). Los expositores pueden elegir por separado la compra de mercancía y/o boletos para ellos mismos y para los invitados a los eventos pagados y a las visitas guiadas previas y posteriores a la conferencia. El Coordinador de la Conferencia se pondrá en contacto con usted para darle instrucciones sobre cómo hacerlo.

Los pases de expositor están destinados a los representantes de la entidad expositora cuya función principal en la reunión es dotar de personal a su mesa. Todos los demás asistentes que presenten una ponencia o póster o que hayan invertido profesionalmente en la agenda programática de la reunión, incluso si su organización ha adquirido una mesa de exposición, deberán registrarse como asistentes a través del portal de inscripción general.

Tarifa de inscripción anticipada (del 6 de enero al 1 de mayo de 2020)

  • $1375 para negocios comerciales (incluye una mesa a $800 y $575 de registro para dos insignias)
  • $900 para organizaciones gubernamentales y no gubernamentales (incluye una mesa a $325 y $575 para la inscripción de dos insignias)

Tarifa Regular (2 de mayo al 13 de julio de 2020)

  • $1775 para negocios comerciales (incluye una mesa a $1100 y $675 de registro para dos insignias)
  • $1150 para organizaciones gubernamentales y no gubernamentales (incluye una tabla de $475 y $675 de inscripción para dos insignias)

Inscripción tardía (después del 13 de julio): Tarifa regular (ver arriba) más $500 de recargo por inscripción tardía. La fecha límite para la inscripción tardía es el 28 de julio.

Los expositores se incluirán en el sitio web de NAOC 2020 y en el programa PFD. Para ampliar su impacto, consulte nuestra información sobre paquetes publicitarios a continuación.

Consulte nuestros Términos y Condiciones de Expositor para obtener información sobre nuestra política de cancelación y otros detalles.

Opciones Adicionales para el Expositor

Distribución de volantes solamente (espacio en la mesa de exhibición para exhibir volantes): $300 para negocios comerciales, $100 para organizaciones sin fines de lucro y gubernamentales.

Precio por artista (sólo mesa): $125

Tarifa artista (mesa con electricidad): $175

Publicidad

Se puede comprar espacio publicitario en el libro del programa de la conferencia. Individuos u organizaciones pueden comprar un anuncio de 1/4, 1/2, o de página completa en el programa. Los precios de los anuncios son los siguientes:

Tipo de anuncioPrecio
Anuncio de ¼ de página$250
Anuncio de ½ página$500
Anuncio a toda página$1000
Contraportada interior$1,100

ENLACE A ANUNCIOS DE COMPRA PRÓXIMAMENTE.

Envíe las ilustraciones para el libro del programa a Jenni King (jking@federalconference.com) a más tardar el 1 de julio de 2020. Las ilustraciones para el libro del programa deben ajustarse a las dimensiones específicas de su compra de tamaño de anuncio, proporcionadas a 300 dpi o más con las marcas de recorte adecuadas si es necesario recortarlas; se permiten sangrías completas. Se aceptarán archivos eps, pdf, tiff, o jpg.

Tenga en cuenta que el programa de la conferencia tendrá la forma de un PDF; los asistentes pueden optar por imprimir sus propias copias o utilizar copias digitales en su lugar.Todos los paquetes de publicidad incluyen exposición adicional en la rotación de diapositivas previas a la sesión.

Si tiene alguna pregunta sobre la publicidad en el libro del programa, por favor envíe sus preguntas con el asunto “NAOC Advertising” a naoc@americanornithology.org.

Información de Envío

La información de envío estará disponible más cerca de la fecha del evento.